Дві компанії можуть одночасно бути продавцем і покупцем одна для одної. Замість двох переказів сторони розглядають зарахування вимог, яке часто називають взаємозаліком. Але наявність взаємних сум в обліку ще не означає, що будь-які борги дозволено просто списати.
Три базові питання до вимог
Спочатку перевіряють зустрічність: кожна сторона повинна бути кредитором за однією вимогою та боржником за іншою. Борг підприємства перед директором не стає зустрічним до вимоги іншої компанії лише через спільного власника. Потрібно зіставляти юридичних учасників, а не назви групи чи торговельні марки.
Далі встановлюють однорідність і строк виконання. Зобов’язання передати обладнання та грошова вимога про оплату не є взаємозамінними лише тому, що обладнання має ціну. Для зарахування грошових вимог перевіряють їх валюту, зміст і правові особливості. Стаття 601 також допускає визначені нею вимоги, строк яких не встановлено або пов’язано з пред’явленням вимоги.
Визначити суму, яка справді існує
Складіть перелік підстав: договори, накладні, акти, платежі, повернення товару й попередні коригування. Окремо розгляньте проценти, неустойку та збитки, якщо вони включені до розрахунку. Сам запис у таблиці бухгалтера не доводить правомірності нарахування або безспірності вимоги.
Якщо одна сторона заперечує приймання робіт чи заявляє про недоліки, потрібно оцінити вплив цих заперечень. Одностороння заява може стати предметом спору щодо її підстав і наслідків. Не варто описувати зарахування як спосіб гарантовано позбутися спірного боргу без судової перевірки.
Заява однієї сторони або спільна угода
Кодекс передбачає можливість зарахування за заявою однієї сторони. У ній доцільно чітко ідентифікувати обидві вимоги, їхні підстави, строки, суми та обсяг припинення. Потрібне підтвердження належного повідомлення адресата. Направлення невизначеного листа «просимо врахувати взаємні борги» може не висловлювати однозначної волі припинити зобов’язання.
Спільний документ дає змогу узгодити розрахунок і залишок, але його назва не змінює правових вимог. Акт звірки переважно підтверджує стан розрахунків; слід окремо з’ясувати, чи містить він потрібне волевиявлення та чи підписаний уповноваженими особами. Печатка або підпис бухгалтера не завжди вирішують питання представництва.
Обмеження, які не можна ігнорувати
Стаття 602 встановлює випадки недопустимості зарахування, зокрема для визначених особистих вимог, після спливу позовної давності та в інших передбачених договором або законом ситуаціях. Окремої уваги потребують неплатоспроможність, спеціальні фінансові режими й заміна кредитора. Перед підписанням перечитайте заборони в основних договорах.
Що перевірити після оформлення
- Чи збігається сума припинення в обох документах і системах обліку.
- Який залишок належить оплатити та коли.
- Чи не нараховуються платежі повторно на вже припинену частину.
- Чи збережено доказ отримання заяви або підписану угоду.
Зарахування зазвичай припиняє визначені вимоги в установленому обсязі, а не весь рамковий договір. Майбутні поставки, гарантійні обов’язки та інші умови можуть залишатися чинними. Якщо сторони хочуть замінити старий борг новим або припинити співпрацю повністю, потрібна інша чітко оформлена домовленість.
Часткове припинення
Якщо суми різні, зафіксуйте залишок більшої вимоги окремо. Наприклад, зарахування не повинно створити в обліку повне погашення, коли частина платежу ще належить до сплати. Збережіть зрозумілий підсумковий розрахунок.