Агент може шукати клієнтів, вести переговори, передавати заявки або укладати угоди від чужого імені. Ці дії створюють різні права й ризики. До підписання потрібно описати, що агент робитиме фактично, а вже потім обрати договірну конструкцію та документи про повноваження.
Від залучення клієнта до представництва
Якщо виконавець лише передає контакт або організовує зустріч, він не обов’язково отримує право підписувати угоди за замовника. Якщо він діє від імені довірителя, потрібно перевірити правила представництва й доручення. Для дій від власного імені, але за рахунок іншої особи, може бути доречною інша модель, зокрема комісія.
Поняття комерційного представництва має визначений законом зміст. Саме слово «агент» у візитівці не підтверджує обсяг повноважень. Договір і довіреність, коли вона потрібна, повинні узгоджуватися: територія, клієнти, види угод, допустима ціна, знижки й обмеження не можуть суперечити одне одному.
Завдання та контроль
Визначте товар або послугу, канали залучення, вимоги до потенційного клієнта й спосіб передання заявки. Погодьте, які заяви агент може робити про продукт і які матеріали використовувати. Заборона обіцяти непогоджені строки, властивості чи знижки має поєднуватися з реально доступними інструкціями.
- Установіть уповноважені контакти для погодження угод.
- Розмежуйте підготовку пропозиції та остаточне схвалення.
- Погодьте склад і періодичність звітів.
- Визначте порядок роботи зі скаргами клієнтів.
Не залишайте передачу клієнтських даних поза договором. Потрібні законна підстава, необхідний обсяг і безпечні канали. Агент не отримує необмеженого права використовувати контакти для власних цілей лише тому, що бере участь у продажі.
Коли виникає право на винагороду
Визначте подію, після якої винагорода належить агенту: підтверджена заявка, підписаний договір, оплата клієнтом або інша погоджена подія. Укажіть базу розрахунку, включення податків, повернення товару та часткові платежі. Відсоток без визначеної бази залишає невирішеною значну частину домовленості.
Для спірних контактів потрібне правило, як відрізняють залученого агентом покупця від того, хто звернувся самостійно. Допомагають реєстр контактів і дата підтвердження заявки. Повторні замовлення, продаж через іншого менеджера й оплата після виходу агента з проєкту також потребують погодженого механізму.
Витрати і завершення
Розмежуйте винагороду та компенсацію погоджених витрат. Для відряджень, реклами й зразків установіть бюджет, підтвердні документи та схвалення перевищення. Не кожна корисна для продажу витрата автоматично підлягає відшкодуванню іншою стороною.
При завершенні перевірте відкриті заявки, остаточний звіт, повернення майна й припинення повноважень. Контрагентів за потреби повідомляють належно, щоб колишній представник не створював нових зобов’язань. Для сучасного тексту не використовуйте Господарський кодекс як чинну основу: після втрати ним чинності слід переглянути старі посилання та визначити застосовні норми ЦК і спеціальних законів.
Погодьте роботу з клієнтом, який звернувся через кілька каналів одночасно. Винагорода може залежати від першого підтвердженого контакту, конкретної угоди або іншого критерію, який сторони обрали свідомо. Якщо клієнт повертає товар чи не сплачує решту ціни, визначте наслідки для вже виплаченої винагороди. У звіті агента мають бути відомості, достатні для перевірки розрахунку, без передання непотрібних персональних даних або комерційних матеріалів інших покупців.
Передання повноважень перевіряють окремо.